यह टूल क्या करता है
GSTN का Returns Offline Tool बिना इंटरनेट के Form GSTR-1 या IFF (तिमाही फ़ाइल करने वालों की Invoice Furnishing Facility) तैयार करने देता है, और फिर नतीजा JSON फ़ाइल के रूप में अपलोड होता है। यह रिटर्न फ़ाइल नहीं करता: अपलोड के बाद भी पोर्टल पर summary बनाकर DSC या EVC से फ़ाइल करना होता है। नीचे की सारी जानकारी GSTN की *FAQs and User Manual – Returns Offline Tool* और पोर्टल के डाउनलोड पेज से है।
इसे सही तरीके से इंस्टॉल करें
- इसे gst.gov.in → Downloads → Offline Tools → Returns Offline Tool से डाउनलोड करें (लॉग-इन ज़रूरी नहीं)। हमारी जाँच के समय पेज पर Windows 7 या नए और Microsoft Excel 2010 या नए के लिए वर्ज़न 3.2.4 था, और फ़ाइल का SHA-256 भी दिया था — इसे हमारी SHA-256 गाइड से मिला सकते हैं।
- gst_offline_tool.zip खोलें। इसमें GST Offline tool.exe setup, Section_wise_CSV_files फ़ोल्डर, GSTR-1 Excel Workbook Template, एक Readme.txt और यूज़र मैनुअल है।
- setup चलाएँ और इंस्टॉल की जगह ZIP फ़ाइलों वाले फ़ोल्डर से अलग चुनें, जैसा GSTN सलाह देता है।
FAQ की दो चेतावनियाँ: टूल अनइंस्टॉल करने पर उसमें सेव डेटा भी डिलीट हो जाता है, और अगर आप दूसरी जगह दोबारा इंस्टॉल करते हैं तो PC रीस्टार्ट करना होगा, वरना शॉर्टकट पुराने रास्ते पर ही जाता रहेगा। दोबारा इंस्टॉल करने से पहले अपनी Excel या CSV फ़ाइलें सुरक्षित रखें।
डेटा डालने के चार तरीके
- टूल में ख़ुद एंट्री;
- पूरी Excel workbook इम्पोर्ट (सारे सेक्शन एक साथ);
- Excel workbook से कॉपी-पेस्ट;
- CSV फ़ाइल इम्पोर्ट, एक बार में एक सेक्शन।
ZIP की CSV फ़ाइलों में सैंपल पंक्तियाँ "सिर्फ़ संदर्भ के लिए" हैं। अपना डेटा भरने से पहले सैंपल डेटा डिलीट करें।
इम्पोर्ट पर पंक्तियाँ क्यों रिजेक्ट होती हैं
GSTN अपने FAQ में ये वजहें बताता है:
- तारीख का फ़ॉर्मेट: Excel टेम्पलेट में तारीख dd-mmm-yyyy में हो, जैसे 01-Jul-2017। भविष्य की तारीख रिजेक्ट होती है।
- इनवॉइस नंबर: ज़्यादा से ज़्यादा 16 अक्षर, सिर्फ़ अक्षर और अंक; सिर्फ़ / और - चिह्न चलेंगे। डुप्लिकेट इनवॉइस नहीं।
- GSTIN: ठीक 15 अक्षर, अक्षर-अंक, बीच में कोई स्पेस या चिह्न नहीं।
- दशमलव: दशमलव के बाद सिर्फ़ दो अंक।
- value, taxable value या टैक्स में ऋणात्मक (negative) मान नहीं।
- HSN/SAC: सिर्फ़ अंक।
- ग़लत टेम्पलेट: ख़ुद बनाए फ़ॉर्मेट का डेटा अक्सर रिजेक्ट होता है — टूल के साथ आया टेम्पलेट ही इस्तेमाल करें।
- CSV इम्पोर्ट या पेस्ट करते समय ग़लत सेक्शन चुनना।
- Receiver GSTIN आपका अपना GSTIN नहीं हो सकता ("Receiver GSTIN needs to be different from Supplier GSTIN")।
- B2CL की सीमा: अगस्त 2024 की रिटर्न अवधि से, अंतर-राज्यीय B2C इनवॉइस B2CL में तभी जाएगा जब उसकी क़ीमत ₹1 लाख से ज़्यादा हो (उससे पहले ₹2.5 लाख)।
- B2B, B2CL, CDNR, CDNUR और EXP में एक से ज़्यादा टैक्स रेट वाले इनवॉइस: सभी कॉलम लगातार पंक्तियों में भरें।
Excel से पेस्ट करने पर "Invalid input"
GSTN का हल: कॉपी करते समय हेडर पंक्ति के साथ हेडर सेक्शन (शीट की ऊपर की 4 पंक्तियाँ) भी शामिल करें, और सिर्फ़ GSTN की अपनी workbook से कॉपी करें।
लाल ब्लॉक में दिखने वाली पंक्तियाँ
अगर इम्पोर्ट हुए रिकॉर्ड के किसी ऐसे फ़ील्ड में ग़लत जानकारी है जिसे बदला नहीं जा सकता, तो टूल उसे लाल रंग में दिखाता है। GSTN कहता है कि उस इनवॉइस को डिलीट करके सही जानकारी के साथ फिर से जोड़ें।
दोबारा इम्पोर्ट करने पर पुराना डेटा बदल जाता है
फिर से इम्पोर्ट करने पर उसी जानकारी वाले इनवॉइस ओवरराइट हो जाते हैं। B2CS में उसी place of supply और रेट वाली पंक्ति पुरानी की जगह ले लेती है, जबकि उसी जगह का नया रेट जुड़ जाता है। AT, ATADJ, HSN और Exempted जैसे summary सेक्शन बाद वाले अपलोड से पूरी तरह बदल जाते हैं।
JSON बनाएँ और अपलोड करें
- टूल में JSON बनाएँ। GSTN के अनुसार यह 5 MB से बड़ी नहीं होनी चाहिए; FAQ यह भी कहता है कि 10,000 या उससे कम line items की फ़ाइल एक बार में अपलोड हो सकती है — ज़्यादा हों तो टूल कई बार इस्तेमाल करें।
- gst.gov.in पर लॉग-इन करें, Services → Returns → Returns Dashboard पर जाएँ, अवधि चुनें और PREPARE OFFLINE से अपलोड करें।
- JSON में आपका GSTIN होता है; किसी दूसरे GSTIN के लिए बनी फ़ाइल पोर्टल स्वीकार नहीं करता।
"Processed with Error": एरर फ़ाइल इस्तेमाल करें
अगर कुछ रिकॉर्ड पोर्टल की जाँच में फ़ेल हों — ख़रीदार का GSTIN सक्रिय न हो, इनवॉइस की तारीख सप्लायर के रजिस्ट्रेशन से पहले की हो, अलग-अलग अवधियों में डुप्लिकेट हो, "Enter valid GSTIN/UIN" — तो अपलोड का स्टेटस Processed with Error दिखता है।
- Generate error report पर क्लिक करें। GSTN के अनुसार फ़ाइल लगभग 15 मिनट में तैयार होती है।
- उसे डाउनलोड करें (.zip) और Returns Offline Tool में खोलें — एक बार में एक एरर फ़ाइल।
- चिह्नित रिकॉर्ड ठीक करें, नया JSON बनाएँ और फिर अपलोड करें।
अपलोड के बाद पोर्टल पर गिनती ग़लत लगे, तो टाइल अपडेट करने के लिए Generate GSTR-1/IFF Summary पर क्लिक करें।
बदलाव सिर्फ़ DSC या EVC से रिटर्न फ़ाइल करने से पहले ही हो सकते हैं। टूल सिर्फ़ gst.gov.in से डाउनलोड करें — हमारा Returns Offline Tool पेज वहीं लिंक करता है।